Kodėl spausdinimo išlaidos vis dar svarbu šiuolaikinėje įmonėje
Gyvename skaitmeninėje eroje, tačiau spausdintuvas vis dar ūžia beveik kiekviename biure. Paradoksas, ar ne? Nors nuolat kalbame apie popierinių dokumentų mažinimą ir ekologiškumą, realybė tokia, kad verslo spausdinimo išlaidos sudaro nemažą dalį įmonių biudžeto. Ir dažniausiai niekas net nežino, kiek tiksliai išleidžiama – pinigai tiesiog dingsta kaip vanduo pro pirštus.
Vidutinė įmonė spausdinimui išleidžia apie 1-3 procentus savo metinių pajamų. Skamba nedaug? Paskaičiuokite konkrečiais skaičiais – jei jūsų įmonės apyvarta milijonas eurų per metus, tai gali būti net 30 tūkstančių. Už tokius pinigus galima įdarbinti papildomą darbuotoją ar investuoti į verslo plėtrą. O dažniausiai šie pinigai išleidžiami beveik nesąmoningai, be jokios kontrolės ar strategijos.
Paslėptos spausdinimo išlaidos, apie kurias niekas nekalba
Kai kalbame apie spausdinimo išlaidas, dauguma žmonių galvoja tik apie popierių ir kasetės. Bet tai tik ledkalnio viršūnė. Tikrosios išlaidos slypi daug giliau.
Pirmiausia – elektros energija. Spausdintuvai, ypač lazeriniai, ėda elektros nemažai. Dar daugiau – daugelis jų lieka įjungti 24/7, net kai niekas jais nenaudojasi. Tai kaip paliktumėte šildytuvą veikti visą naktį tuščiame kambaryje.
Tada turime priežiūros išlaidas. Spausdintuvai genda, užsikemša, reikia valyti, keisti dalis. Kas už tai moka? Jūs. Arba jūsų IT skyrius leidžia valandas bandydamas atgaivinti užstrigusį įrenginį, vietoj to kad spręstų svarbias problemas.
Dar viena paslėpta išlaidų kategorija – darbuotojų laikas. Kiek kartų matėte žmones stovinčius prie spausdintuvo, laukiančius savo eilės? Arba ieškančius dingusio dokumento tarp šimto kitų atspaudų? Arba bandančius suprasti, kodėl spausdintuvas vėl mirksi raudonai? Jei vidutinis darbuotojas praleidžia bent 10 minučių per dieną su spausdinimo problemomis, tai per metus sudaro apie 40 darbo valandų. Padauginkite iš darbuotojų skaičiaus ir jų valandinio atlyginimo – skaičiai gąsdinantys.
Kaip sužinoti, kiek iš tikrųjų išleidžiate
Negalite optimizuoti to, ko nematuojate. Tai aukso taisyklė bet kurioje verslo srityje, ir spausdinimas nėra išimtis. Bet kaip pradėti matuoti?
Paprasčiausias būdas – įdiegti spausdinimo valdymo programinę įrangą. Tokios sistemos kaip PaperCut, PrinterLogic ar net paprastesni sprendimai leidžia stebėti, kas, kada, ką ir kiek spausdina. Duomenys būna stulbinantys. Dažniausiai paaiškėja, kad 20 procentų darbuotojų atsakingi už 80 procentų spausdinimo apimčių. Arba kad pusė atspausdintų dokumentų lieka nepasiimti ir keliauja tiesiai į šiukšliadėžę.
Jei nenorite investuoti į specialią programinę įrangą, pradėkite nuo paprasto audito. Suskaičiuokite, kiek kasetės kainuoja ir kiek jų sunaudojate per mėnesį. Pasižiūrėkite, kiek popierio užsakote. Pasikalbėkite su IT skyriumi apie priežiūros išlaidas. Net tokia paprasta analizė duos gerą pradinį vaizdą.
Svarbu įvertinti ir netiesioginę kainą vienai kopijai. Daugelis įmonių mano, kad viena kopija kainuoja 2-3 centus, bet kai įskaičiuojate visas išlaidas – įrangą, priežiūrą, elektrą, darbuotojų laiką – tikroji kaina dažnai siekia 10-15 centų ar net daugiau. Tai keičia visą perspektyvą.
Praktinės strategijos išlaidoms mažinti
Gerai, žinote, kiek išleidžiate. Dabar kas? Laikas veikti. Štai keletas strategijų, kurios realiai veikia.
Numatytasis dvipusis spausdinimas. Skamba banaliai, bet tai vienas efektyviausių būdų sumažinti popieriaus sąnaudas perpus. Dauguma žmonių spausdina vienpusiai ne todėl, kad jiems reikia, o todėl, kad tai numatytasis nustatymas. Pakeiskite nustatymus visuose spausdintuvuose – dvipusis spausdinimas pagal nutylėjimą. Kas tikrai reikia vienpusio, gali pakeisti rankiniu būdu.
Spausdinimo kvotų sistema. Kai darbuotojai žino, kad turi ribotą mėnesinę kvotą, jie pradeda galvoti prieš spausdindami. Nebūtina būti griežtiems – tiesiog nustatykite protingą limitą (pavyzdžiui, 200 puslapių per mėnesį) ir leiskite viršyti jį su pagrįsta priežastimi. Psichologinis efektas veikia stebuklus.
Centralizuotas spausdinimas. Vietoj to, kad kiekvienas skyrius turėtų savo spausdintuvą, turėkite kelis galingus daugiafunkcius įrenginius strateginėse vietose. Taip ne tik sutaupysite pirkimo ir priežiūros išlaidas, bet ir sumažinsite spontaninį spausdinimą – kai reikia atsikelt ir nueiti iki spausdintuvo, du kartus pagalvoji, ar tikrai reikia to dokumento.
Spausdinimo politikos kūrimas. Turėkite aiškias taisykles: kas turėtų būti spausdinama spalvotai (labai nedaug kas), kas gali būti juoda-balta, kokie dokumentai išvis neturėtų būti spausdinami. Pavyzdžiui, vidaus susirašinėjimas, juodraščiai, informaciniai pranešimai – visa tai gali likti skaitmenine forma.
Tiekėjų pasirinkimas ir derybos
Daugelis įmonių tiesiog perka kasetės ir popierių, kur pigiau, ir tuo apsiriboja. Bet čia slypi didžiulė optimizavimo galimybė.
Pirma, supraskite skirtumą tarp originalių ir suderinamų kasečių. Originalios gamintojų kasetės kainuoja trigubai ar net keturis kartus brangiau nei kokybiškos alternatyvos. Taip, gamintojai baugina garantijos netekimu ir prastos kokybės, bet realybė tokia, kad daugelis suderinamų kasečių veikia puikiai. Tiesiog rinkitės patikimus tiekėjus su garantijomis, ne pigiausią variantą iš interneto.
Antra, derybos. Jei jūsų įmonė vidutinė ar didelė, turite derybinę galią. Tiekėjai nori ilgalaikių klientų ir sutiks pasiūlyti nuolaidas, ypač jei įsipareigojate pirkti iš jų reguliariai. Nebijokite paprašyti geresnės kainos ar papildomų paslaugų – nemokamo pristatymo, greito reagavimo, konsultacijų.
Svarstykite ir spausdinimo paslaugų nuomą (MPS – Managed Print Services). Šiuo atveju mokate fiksuotą mokestį už kopiją, o tiekėjas rūpinasi viskuo – įranga, kasetėmis, priežiūra. Tai gali būti labai naudinga vidutinėms įmonėms, kurios neturi resursų efektyviai valdyti spausdinimo infrastruktūros. Tiesa, reikia atidžiai skaičiuoti ir derėtis – ne visi MPS pasiūlymai yra naudingi.
Technologiniai sprendimai, kurie keičia žaidimą
Technologijos vystosi, ir spausdinimo srityje taip pat atsiranda įdomių sprendimų, kurie gali žymiai sumažinti išlaidas.
Debesijos spausdinimas. Užuot turėję sudėtingą spausdintuvų tinklą su vairuotojais ir serveriais, galite naudoti debesijos sprendimus. Darbuotojai siunčia dokumentus į debesį, o pasiima prie bet kurio įmonės spausdintuvo naudodami kortelę ar PIN kodą. Tai sumažina pamirštas kopijas, pagerina saugumą ir supaprastina administravimą.
Mobilusis spausdinimas. Šiuolaikiniai darbuotojai dirba ne tik prie kompiuterių. Leiskite jiems spausdinti tiesiogiai iš telefonų ir planšečių – tai padidina produktyvumą ir sumažina poreikį siųsti dokumentus sau pačiam el. paštu tik tam, kad galėtų atspausdinti.
OCR ir dokumentų valdymo sistemos. Optinis simbolių atpažinimas leidžia skenuotus dokumentus paversti redaguojamais failais. Kartu su dokumentų valdymo sistema (DMS) tai reiškia, kad daugelis dokumentų, kuriuos anksčiau spausdinote, dabar gali likti skaitmeninėje formoje ir būti lengvai prieinami bei paieškomi.
E-parašo sprendimai. Viena didžiausių priežasčių, kodėl vis dar spausdiname – parašų poreikis. Bet šiandien yra daugybė teisiškai galiojančių e-parašo sprendimų. DocuSign, Adobe Sign, net paprastesni variantai – visi jie leidžia pasirašyti dokumentus be spausdinimo.
Kultūros keitimas: kaip įtraukti darbuotojus
Galite turėti geriausias sistemas ir technologijas, bet jei darbuotojai nesupras ir neprisidės, optimizavimas nepavyks. Čia reikalingas kultūros pokytis.
Pradėkite nuo švietimo. Daugelis žmonių net negalvoja apie spausdinimo išlaidas – jie tiesiog spausdina, nes visada taip darė. Paaiškinkite, kodėl tai svarbu. Parodykite skaičius – kiek įmonė išleidžia, kiek tai kainuoja aplinkai. Žmonės labiau linkę keisti įpročius, kai supranta priežastis.
Padarykite tai lengva. Jei norite, kad žmonės naudotų skaitmeninius dokumentus, įsitikinkite, kad tai patogiau nei spausdinti. Geros dokumentų valdymo sistemos, lengvas prieigos prie failų iš bet kur, paprastas bendrinimas – visa tai turi veikti sklandžiai.
Atpažinkite ir apdovanokite. Galite net padaryti iš to žaidimą – kas per mėnesį mažiausiai spausdina? Kuris skyrius labiausiai sumažino spausdinimo apimtis? Nebūtinai reikia didelių prizų – kartais pakanka viešo pripažinimo.
Bet būkite protingi. Jei pardavimo skyriui tikrai reikia spausdinti prezentacijas klientams, nedarykite iš to problemos. Optimizavimas nereiškia ekstremizmo – reiškia protingą resursų naudojimą.
Kai optimizavimas virsta rezultatais
Spausdinimo išlaidų optimizavimas nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas. Bet rezultatai gali būti įspūdingi. Įmonės, kurios rimtai imasi šio klausimo, paprastai sumažina spausdinimo išlaidas 20-40 procentų per pirmuosius metus. Kai kurios pasiekia ir didesnių rezultatų.
Svarbiausia – pradėti. Nebūtina iš karto diegti visų minėtų sprendimų. Pradėkite nuo paprasto: išmatuokite dabartinius rodiklius, nustatykite dvipusį spausdinimą pagal nutylėjimą, pasikalbėkite su tiekėjais apie geresnes kainas. Net šie paprasti žingsniai duos apčiuopiamų rezultatų.
Ir nepamirškite, kad optimizavimas ne tik taupo pinigus – jis taip pat gerina darbo procesus, mažina biurokratiją ir prisideda prie aplinkosaugos. Tai viena iš tų retų situacijų, kai visi laimi: įmonė taupo, darbuotojai dirba efektyviau, o planeta gauna šiek tiek mažiau popieriaus atliekų.
Taigi, kada paskutinį kartą žiūrėjote į savo spausdinimo išlaidas? Galbūt laikas tai padaryti dabar. Pinigai, kuriuos sutaupysite, gali būti investuoti į tai, kas tikrai svarbu jūsų verslui. O tai jau skamba kaip geras planas, ar ne?